Study Tours

Unfortunately at this moment only in Dutch. We are working on an English version.

Eén van de belangrijkste activiteiten van Exhem is het organiseren van internationale studiereizen. Daar hebben wij, als we de activiteiten van Toon Dijkstra’s EOP meerekenen, al tientallen jaren ervaring in.

Wat we geleerd hebben is dat iedere studiereis maatwerk is, en dus net weer anders dan de vorige. Dat heeft voor ons als voordeel dat ons vak interessant blijft. En we doen ons werk in het besef dat je het niet kunt overdoen; het moet dus in één keer goed zijn. Ook hebben we geleerd dat juist op het snijvlak van inhoud en uitvoering veel verkeerd kan gaan, maar ook veel winst (resultaat) valt te boeken.

Dat vereist een gedegen voorbereiding en een perfecte organisatie.

Over het nut en de noodzaak van studiereizen bestaan verschillende opvattingen. Dat is begrijpelijk: er zijn doorgaans aanzienlijke kosten mee gemoeid, de beoogde deelnemers kunnen niet zo maar een week van huis en werk.  En ook zijn er een aantal wijdverbreide misverstanden over het  nut van een studiereis. die willen we graag uit de wereld helpen, of in ieder geval beargumenteren. Hieronder doen we dat in de vorm van de zeven meest gestelde vragen, die wij in de afgelopen jaren hebben genoteerd:

 (1) ‘Doen de collega’s in het buitenland het dan beter dan wij?’

 Soms niet. Maar dat is ook niet altijd waar het om gaat.

Vaak is het van meer belang waarom iemand een bepaalde richting heeft gekozen. En hoe de overgangsperiode is verlopen. En hoe hij of zij er nu tegenaan kijkt.

In sommige situaties, bijvoorbeeld wanneer je voor een belangrijke beslissing staat, is bad practice (iets wat niet gelukt is) soms waardevoller dan best practice.

(2) ‘Als die mevrouw (mijnheer) in dat land een goed verhaal heeft over hoe zij het hebben aangepakt, is het dan niet handiger als iemand dat hier komt vertellen?’

 Inderdaad is het veel efficiënter en goedkoper om iemand naar Nederland te laten komen.

Maar dan ga je ervan uit dat je al precies je eigen vraag hebt kunnen formuleren.

Meestal moeten bestuurders en professionals werken met onduidelijke vragen. Eerst moet de richting worden bepaald waarin je het antwoord zoekt.  In die fase is het beter om meerdere opties te vergelijken, en de situatie ter plekke te observeren. Bij voorkeur in een team met peers of collega’s, want dan kun je onder elkaar ter plekke de casus direct evalueren op geschiktheid en bruikbaarheid.

En als een oriëntatiereis bruikbare informatie heeft opgeleverd dan kan een logische volgende stap zijn om iemand uit te nodigen zodat de medewerkers die niet mee konden gaan er ook van kunnen profiteren.

(3) ‘Wij zijn een paar jaar terug ook eens op reis geweest, maar de indruk hier is dat er erg weinig van is blijven hangen’.

 Dat is jammer, maar helaas komt het inderdaad regelmatig voor.

Mogelijke oorzaken kunnen zijn:

• de reis (of het thema van de reis) had geen duidelijke link met de doelstellingen of strategie van de eigen organisatie;
• de voorbereiding stond onder druk omdat de organisatoren over onvoldoende tijd konden beschikken;
• het vormgeven van het follow-up traject is pas na afloop van de reis opgepakt.
• geen documentatie tijdens de reis (verslag);
• geen documentatie vooraf (literatuur, info over buitenlandse onderwijssystemen);
• ontbreken van draagvlak; bijvoorbeeld de studiereis werd binnen de organisatie beschouwd als een project van de leiding, of van een enkele enthousiaste initiatiefnemer.

Kortom, wat blijkt is dat met goede afspraken en een overwogen voorbereiding wel degelijk een duidelijk rendement kan worden bereikt.

(4) ‘Een reis van een week is veel te kort om iets wezenlijks op te steken’.

Onze ervaring is echter tegenovergesteld. De praktijk leert dat dit niet zo is. In een week kan er juist heel veel, vooral wanneer de aandacht geconcentreerd blijft op één thema.

De praktijk is niet zelden dat de energie voor vernieuwingstrajecten wordt versnipperd over conferenties, cursussen, teamdagen, studiegroepjes, etc.

Dat kan vaak niet anders, maar netto zal het veel tijd en menskracht kosten. Bovendien is er steeds de druk van de andere prioriteiten.

Dat is anders als je met een team een week weg bent. Er is volledige concentratie op alle aspecten van een thema, en er ontstaat gaandeweg ruimte voor verdieping en reflexie.

En met een goede, afgestemde logistiek en een juiste mix van programmaonderdelen is er onvoorstelbaar veel mogelijk.

(5) ‘Het is natuurlijk aardig om eens een buitenlandse school/universiteit/instellling te bezoeken, maar als ik weer terug ben moet ik toch weer in een Nederlandse situatie werken.’

Deze opmerking veronderstelt dat het belangrijk is om kennis te nemen van een buitenlands systeem. Dat gaat natuurlijk alleen op voor zover het nodig is voor het thema van de reis.

En daarnaast is er het gunstige neveneffect dat het observeren van een buitenlandse situatie als een spiegel werkt: je bekijkt daardoor je eigen werkwijze en organisatie ook met andere ogen.

Ook klinkt uit de opmerking enige scepsis dat je niets kunt ‘meenemen’, of geïnspireerd kan raken door anderen ervaringen.

De praktijk is gelukkig anders. Observeren en kennis maken met inspirerende voorbeelden werkt enthousiasmerend. Professionals uit het onderwijs of andere sectoren kunnen in een oogwenk een situatie op hun waarde kunnen schatten en naderhand doorvertalen naar hun eigen situatie. Dat blijkt keer op keer.

(6) ‘Ik ben niet een type voor groepsreizen. Je kunt beter alleen ergens naar toe gaan, want zo’n groep werkt erg belemmerend’

Die stelling zal voor sommigen in de privé-situatie opgaan, want daar gelden persoonlijke voorkeuren. Tijdens een professionele studiereis werkt het juist andersom.

De groepsdynamiek zorgt er voor dat er tijdens het programma weinig onopgemerkt blijft. En doordat de groep zich meestal splitst in meerdere subgroepen die parallel andere scholen bezoeken valt er het nodige te vergelijken en uit te wisselen.

Het programma wordt doorgaans dezelfde dag geëvalueerd, waarbij meerdere opinies met elkaar in de strijd gaan.

Iedere indruk of mening wordt dus direct vanuit meerdere oogpunten getoetst en getest.

Soms organiseren deelnemers aan de reis tijdens de week momenten om de stand op te nemen. Maar vaak gebeurt het ook spontaan en op die manier worden wachttijden op het vliegveld, of als de bus in de file staat, uiteindelijk ook nog productief.

Tijdens een terugblik op de reis overheerst altijd het gevoel dat er erg efficiënt is gewerkt.

(7) ‘Waarom kost het zo veel? Voor minder dan dat bedrag heb ik vorig jaar twee weken door Thailand/Kenia/Mexico kunnen reizen, all-in!’

 Dat is wel uit te leggen. Een studiereis is geen normale reis.

Bij een vakantiereis kun je uit veel bestemmingen kiezen, en al naar gelang het tijdstip en eventuele aanbiedingen het reisdoel bepalen.

Bij een studiereis wordt het doel bepaald door het thema. Als de beste voorbeelden van dat thema in bijvoorbeeld Finland of Schotland zijn te zien, dan is het aantal opties ineens veel beperkter.

Daar komt bij dat een groot deel de kosten wordt bepaald door de organisatie. Een studiereis kun je niet overdoen, dus het moet goed in elkaar zitten. Dat betekent veel organisatie en communicatie vanuit Nederland. Maar je hebt ook een professionele organisatie nodig in het land waar de reis naar toe gaat. En als die er niet is, dan wordt er een voorbereidingsreis gemaakt om ter plekke de hoofdlijnen te regelen en te borgen.

Daar zijn de nodige uren mee gemoeid, en die zitten ook in de prijs.

De vraag is trouwens of een studiereis werkelijk zo duur is, als je de kosten afzet tegen bijvoorbeeld de kosten van het inhuren van extern advies, de kosten van trainingen en van congresbezoek, het opzetten van pilots, etc.

Maar die vraag valt buiten het kader van dit betoog.

 Wij zien er naar uit om met u een reis voor te bereiden naar…?