General Data Protection Resolution/Algemene Verordening Gegevensbescherming

We need to collect personal data temporarily as a necessity (booking of flights and accommodation) or in order to improve the quality. Also your data may be important for your security (it may be necessary to contact you  during a tour).

We checked the collection of these data with help of a Guide about implementing personal data from the Dutch government. The  outcome for ExHEM was that the way we collect our data falls within the legal boundaries.

Most of the data we have to use (scans of your passport, mobile phone numbers, CV’s or profiles) will be destroyed or deleted after 3 months after the tour or the conference has been ended.

For communication and marketing we keep some data (name, mail-account) for a longer time, unless the person has indicated that he or she does not want it.

ExHEM verzamelt persoonsgegevens van onze klanten en deelnemers, en  van personen in doelgroepen voor de bekendmaking van haar activiteiten (conferenties, studiereizen, culturele reizen), alsmede voor de uitvoering van haar activiteiten.

Persoonsgegevens die  (tijdelijk) worden verzameld dienen uitsluitend de kwaliteit van de activiteit (boeken van vluchten en accommodatie, etc.), alsmede de veiligheid van de betreffende persoon (bereikbaarheid tijdens reis).

De bovenvermelde gegevens zijn in een korte test vergeleken met een stroomdiagram van de Handleiding Algemene Verordening/persoonsgegevens. Daaruit bleek dat voor ExHEM het werken met deze gegevens rechtmatig is.

De meeste van deze gegevens (scans van paspoorten, mobiele telefoonnummers, C.V.’s/profielen) worden 3 maanden na de activiteit vernietigd c.q. gedeleted. Voor communicatie en marketing doeleinden worden enkele gegevens (naam, mail-account) langere tijd bewaard, tenzij de persoon heeft aangegeven daar geen prijs op te stellen.